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封筒の書き方・郵送方法

履歴書、職務経歴書、送付状(添え状)が完成したら、応募書類を企業に提出します。

郵送する場合は、封筒の書き方について、基本的な常識やマナーに注意が必要です。

採用担当者が書類を受け取って、一番最初に目にするのがこの「封筒」ですので気を配ります。

正しい方法で郵送手続きを行うようにしましょう。

ということで今回は、履歴書・職務経歴書の封筒の書き方と郵送方法を詳しく解説します。

 




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準備するもの

封筒・準備するもの

・封筒(サイズは角2 できれば白色)
・クリアファイル    ・クリップ
・送付状(添え状)   ・履歴書
・職務経歴書      ・糊(のり)
・黒ボールペン     ・赤ボールペン
・鉛筆  ・消しゴム  ・定規

 

応募書類を入れる封筒のサイズと色

封筒の大きさや色

まず封筒を準備します。

当然、応募書類である履歴書や職務経歴書を折って入れるなんてことは絶対NGです。

応募書類のA4サイズが入る、「角2サイズ」(332mm×240mm)の封筒を用意します。

 

気になる封筒の色ですが、一般的に白か茶色があります。

どちらでも一応問題ありませんが、白い封筒の方がより公式的で丁寧な印象を与えるので、白色をチョイスするのが妥当です。

※「市販の履歴書に付属している封筒」もありますが、それはNGです。

 

封筒の書き方

封筒の書き方

郵便番号以外は、“縦書き”が基本です。

表側に郵送先(応募先企業)

裏側に自分の住所・名前(差出人)

を記載していきます。

 

尚、書くときのテクニックとしては、

まず鉛筆でうっすら下書きをしてから、黒のボールペンで清書します。

そのとき定規を使うとまっすぐ書けます。

その後、ボールペンが完全に乾いてから消しゴムで鉛筆で書いたところを消します。

そうすることで、

・誤字脱字の防止

・まっすぐ書ける

といったメリットがあります。

 

企業ポイント表側の書き方

応募書類・封筒の書き方 表面

表側には宛先を書きます。

1.郵便番号を、封筒の一番右上部分に、横書きで書きます。

2.封筒の右側に、応募先の住所縦書きで書きます。

 都道府県はもちろん、建物名まで略さずに書きます。

3.封筒のちょうど真ん中に企業名を書くと、全体的にバランスが良くなります。

 他の文字より少し大きめに書くようにします。

 企業組織名称の前後が逆にならないように注意し、株式会社を(株)と略すのもNGです。

4.企業名を書いたら行を変えて、一段下げてから部署名や個人名を書きます。

 特に最後の「御中」「様」の使い方に注意します。

◆部署名と担当者名が分かる場合
 人事採用部 山田 様
◆部署名・課のみ分かる場合
 人事採用部 御中 もしくは 人事採用部 ご担当者様
◆担当者名のみ分かる場合
 山田 様
◆部署、担当者が分からない場合
 採用ご担当者 様

 

5.左下に、赤のボールペンで「応募書類在中」と書き、定規を使って周りを赤ペンで囲います。

「履歴書在中」でも良いですが、職務経歴書も同封しているので「応募書類」の方がしっくりくるでしょう。

これで表面は完成です。

 

企業ポイント裏側の書き方

封筒 裏面の書き方

裏面は日付・自分の住所と名前を書きます。

封筒の真ん中につなぎ目がありますが、左側に書いていきます。

1.まずは郵送する日付を記載します。

 場所は左上で、縦書きで書きます。

 元号と日付は、書類と合わせてください。

2.郵便番号横書きで書きます。

3.都道府県から住所縦書きで書きます。

4.一段下げて、自分の名前縦書きで書きます。

 

これで封筒に書くのは以上です。

続いて書類を入れていきます。

 

封筒に入れる書類は?

封筒に入れるのは、“応募書類”です。

指定の提出物が無い場合は、以下の3種を同封するのが基本です。

送付状(添え状)

履歴書 ※真ん中で二つ折り

職務経歴書

 

応募書類をまとめるテクニック

実際に転職活動でやっていた、「あ、この人、気が利くな」と思わせるテクニックをご紹介します。

そのまま裸で書類を入れる…なんてことはしません。

クリップクリアファイルを使用します。

応募書類は複数枚あるので、バラバラにならないようにまとめてクリップで留めます。

書類をクリップで綴じる

更に応募書類が折れないように、クリアファイルでまとめると良いでしょう。

書類をファイルに綴じる

クリアファイルは必ず使いまわしせず、汚れていないものを使います。

特に評価に直結するわけではありませんが、採用担当者に好印象を与えるさりげないテクニックとしてぜひやってみてください。

 

封筒に書類を入れるときの順序と向き

まとめた書類を封筒に入れていきます。

そのとき、「順序」「向き」に注意します。

まず順序は、

1.送付状(添え状)
2.履歴書
3.職務経歴書
4.指定の提出物(必要であれば)

 

の順番で、相手が読む順に重ねます。

それからクリップで留めてクリアファイルに綴じます。

書類の順番

 

そして、書類を入れるときの向きですが、

応募先企業の宛名(表側)を上にして入れます。

以下、画像を参考にしてください。

封筒 書類の向き

 

封筒を綴じる・最終確認

封筒に書類を入れたら、でしっかりと綴じます。

綴じた部分は、「〆」を書いておくと良いでしょう。

出来上がったら、最終確認として宛名に間違いがないか確認します。

「様」や「御中」「応募書類在中」の記載漏れがないか等もチェックします。

 

必ず”郵便窓口”から送る

郵便局

応募書類をポストに投函するのはリスクが高いのでやめましょう。

万が一料金不足だと、応募先企業に迷惑がかかりトラブルのもとになります。

手元に返送されるか、最悪の場合、受取手が負担せざるを得ない場合もあります。

無事に届いたとしても、ポスト投函は一目で分かるのであまり良い印象はありません。

ですので、必ず郵便局の有人窓口で正確な重さを量ってもらい、その場で料金を支払うようにします。

Point!

・不安な方は、到着予定日を確認し、配達証明で郵送するようにしましょう。

・急ぐ場合を除き、速達で郵送する必要はありません。

・”書留”は相手方に手間がかかるのでNGです。

 

送料は入れる書類によりますが、角2封筒に送付状、履歴書、職務経歴書2枚、クリアファイル同封で、大体規格内100g以内の「140円」の場合が多いです。

 

注意点!!ここは必ず確認しておこう

封筒マナーは意外とミスしがちなので、以下に注意点をまとめています。

事前に確認しておいてください。

・住所は都道府県から記載する

・住所の省略や、(株)などの略字はNG

・封筒の表面に宛先、裏面に自分の住所と名前を書く

・表側の左下に、朱書きで「応募書類在中」を記載する

・宛名は「様」と「御中」を併用しない。

・「様」「御中」の記載がない

・誤字脱字がないか

・書類が逆さまに入っている、折れている

・極端に封筒に書かれている文字のバランスが悪い

・履歴書、職務経歴書のコピーをとっておく ※重要

・クリアファイルに挟んで入れているか

・やむをえない場合を除き、ポスト投函はしない

 

まとめ 封筒は第一印象

封筒は、採用担当者に与える第一印象となります。

せっかく良い書類が出来上がっても、封筒にビジネスマナーが無ければ台無しです。

基本的なビジネスマナーを最初にチェックされますので、今回ご紹介した方法は押さえておいてください。

以上、応募書類を入れる封筒の書き方と郵送方法でした。

 

 

 

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