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応募書類をメールで送る際の方法

応募書類を企業に提出する方法として、メールで送る場合もあります。

迅速に応募手続きができるため、IT企業を中心にメールでの応募を受け付けているところも増えています。

メールでの応募は封筒を使わないため、インターネットのセキュリティ面でまた違った注意点やマナーがあります。

今回は、応募書類をメールで送る際の方法やマナーについて、詳しく解説します。

 




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応募書類をメールで送る場合の方法

応募書類をメールで送る場合、2つのメールを準備します。

1.応募書類を添付するメール

2.パスワード連絡用メール

 

それぞれの作成方法について詳しく解説します。

 

【応募書類を添付するメール】

メール応募のサンプル

【パスワード連絡用メール】

メール応募のサンプル・パスワード

 

件名

メールが届いてまず最初に採用担当者が目にするところです。

採用担当者には日々様々なメールが送られてきているので、パッとみて「応募者からのメール」と理解してもらわないといけません。

加えて、応募書類という重要性を伝えないといけません。

そのため、件名のポイントは「一目で重要性が分かる最低限のタイトル」です。

 

例としては、

「中途採用応募の件について/応募書類の提出/山田太郎」

 

これだけでOKです。

最初に中途採用という文字が来るので、重要性がまず伝わります。

それに自分の名前も記載しておけば、“山田さんから中途採用の応募書類が届いた”と一目で分かります。

 

長文になってしまうと、パッと見ても理解してもらえない可能性があります。

また、件名にもあいさつが必要と考えている方もいますが、一切不要です。

逆に「はじめまして」や「よろしくお願いします」といった文章が件名に入ってしまうと、迷惑メールとして見られてしまい、最悪の場合、開封されずブロックされる恐れがあります。

 

宛先

企業名は、省略せずに正式名称で記載し、株式会社などの企業組織名の前後に注意してください。

続いて行を変えて、部署名や個人名を書きます。

特に最後の「御中」「様」の使い方に注意します。

◆部署名と担当者名が分かる場合
⇒ 人事部 山田 様
◆部署名・課のみ分かる場合
⇒ 人事部 御中 もしくは、人事部 ご担当者様
◆担当者名のみ分かる場合
⇒ 山田 様
◆部署、担当者が分からない場合
⇒ 採用ご担当者 様

 

挨拶

時候のあいさつは不要です。

はじめてコンタクトを取る場合は、

「はじめてご連絡を差し上げます。山田太郎と申します。」

 

これまで一度でもやり取りがあった場合は、

「お世話になっております。山田太郎です。」

 

本文

ここは送付状(添え状)の書き方と同じで、最低限でOKです。

よく自己PRや志望動機を盛り込むケースがありますが、それは応募書類に書いてあるのでここでは省きましょう。

“被ってしまう”内容はあまり評価されません。

ですので、ここでは「応募の経緯」「面接選考のお願い」2点を伝えます。

まずは応募の経緯

「このたび貴社ホームページの採用情報を拝見し、○○職に応募させていただきたく、応募書類を送付申し上げます。」

 

応募の経緯によって前半部分と応募職種は変更してください。

面接選考のお願い

「つきましては、応募書類を添付いたしますので、履歴書・職務経歴書をご高覧頂き、ぜひとも面接選考の機会を与えていただければと存じます。」

 

丁寧に選考のお願いを伝えます。

本文の文言はこんな感じで十分です。

 

パスワード設定

応募書類をメールで応募するので、セキュリティ面での対策は必須です。

履歴書や職務経歴書には、あなたの重要な個人情報が記載されています。

ですので、漏えいすることがないよう、添付書類のファイルは必ず「パスワード」を設定しておくのが常識です。

この部分の文章ですが、

「尚、添付のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードは、この後送信するメールに記載しておりますので、併せてご確認ください。」

 

といった感じでOKです。

下線の「この後送信するメール」とは、セキュリティ面において、別のメールでパスワードを連絡するのが一般的だからです。

この点は⑧で解説しています。

 

署名

忘れがちですが、自分の連絡先を記載します。

・郵便番号
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・名前

 

ひな形でも添付できますが、上手く反映されているか最終確認をしてから送りましょう。

 

添付書類

履歴書や職務経歴書のファイルを添付します。

ファイル形式は、PDFで送るのが一般的です。

忘れず、パスワードを設定しておきましょう。

 

パスワードの連絡

応募書類のファイルを添付したメールとはに、パスワードの連絡用メールを作成して送ります。

これもセキュリティ面の対策で、応募書類を添付したメールにパスワードも記載してしまうと、パスワードの意味がなくなってしまうからです。

パスワード連絡用メールは、以下のように作成します。

先ほど送付いたしました応募書類のファイルのパスワードは以下の通りです。

パスワード○○○

 

※パスワード連絡用メールには応募書類を添付しません。

 

 

応募先のメールアドレス、企業名・担当者名、添付ファイル、パスワード等を最終確認し、2つのメールを送ります。

送る順番は、応募書類ファイルが添付されているメールを送ってから、パスワード連絡用メールを送ります。

 

まとめ メール応募の注意点

注意点

郵送や手渡しとは違い、メールでの応募はインターネットのセキュリティ面で細心の注意が必要です。

メール応募での注意点をまとめていますので、確認しておきましょう。

メールアドレスを間違えないように注意

件名は重要性が伝わる最低限の内容にする

 ※「中途採用の件/○○職/応募書類の提出/名前」

件名にあいさつはNG(スパムと思われる)

時候のあいさつは不要

文章は「応募の経緯」と「面接選考のお願い」のみで十分

応募書類にパスワードを設定する

パスワード連絡用メールを別で送信する

最後に署名を忘れない

 

以上、応募書類をメールで応募する際の方法・マナーでした。

 

 

 

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