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添え状

今回は、応募書類の送付状(添え状)の添付についてです。

ビジネスにおいては、送付状(添え状)のようなちょっとした気配りが、採用担当者に好印象を与えることがあります。

これで採用・不採用が決まるわけではありませんが、送付状(添え状)がある・ないでは、当然あるほうが良いです。

ビジネスシーンでは、送付状(添え状)の添付は常識・マナーです。

こちらでは、実際に転職活動で利用した送付状(添え状)をもとに、作成方法などを解説していきます。

 




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送付状(添え状)の意味とは?

こだわり条件

送付状(添え状)を添付した方が良いのは分かるけど、そもそも役割は何でしょうか。

結論から言うと、送付状(添え状)は挨拶状です。

転職活動においては、ビジネスマナーの一環と考えます。

 

例を使って解説すると…

お客様や取引先へメールを送る際、ただ書類やデータだけ送るということは無いはずです。

何かしら、簡単な挨拶文や送付内容を記載するはずです。

『いつもお世話になっております。

 ○○の件で見積書を添付しております。

 ご確認ください。

 ・お見積り書 1通

 

こんな感じですね。

これが送付状(添え状)です。

 

転職活動においても、応募書類だけ送りつけられても、応募してきたのは理解できますが、挨拶やメッセージが無いとあまり良い印象が無いのは当然のことです。

送付状の内容を事細かに読まれるケースは少ないですが、逆に添え状が無かったら目立ちます。(悪い意味で)

そう、ビジネスマナーとして不自然なんですね。

たった1通で、特に重要なことは記載されていませんが、ビジネスマナーはもちろん、仕事に対する熱意や人柄が表れる部分です。

なので、相手が読む・読まないに関係なく、挨拶の役割があるので、送付状(添え状)は転職活動において添付するのが常識です。

 

送付状(添え状)に対する企業の反応

実際、送付状(添え状)に対する採用担当者の考え方も気になりますよね。

以下はリクルートが調査した、送付状に対して人事が答えたアンケート結果です。

リクルートアンケート送付状(添え状)

(出典:リクナビNEXT 送付状に対する人事の評価

「評価しない」が最も多いですが、「評価に影響する」と言った企業が少なくとも約3割あります。

こういった基本的なビジネスマナーはしっかりとチェックしているところもあるので、このアンケート結果からも送付状(添え状)の添付はしておいた方が良いでしょう。

 

送付状(添え状)のフォーマット

求人応募

手書きでも、パソコン作成でもどちらでも構いません。

ただ、特に熱心に読まれることはないので、パソコンで仕上げた方が効率的と言えるでしょう。

私も転職活動で、送付状(添え状)を手書きで仕上げたことは一度もありません。

パソコン(Word)で作成するのが良いでしょう。

 

用紙は、応募書類となる履歴書・職務経歴書のサイズに合わせます。

履歴書・職務経歴書がA4なら、送付状(添え状)もA4です。

また、送付状(添え状)の枚数は1枚です。

2枚以上にする意味がありません。

 

具体的な送付状(添え状)の書き方

添え状サンプル

上記は、実際に転職活動で使用した送付状(添え状)のサンプルです。

基本的に自己PRや志望動機などは一切必要ありません。

こういった内容は、同封している履歴書や職務経歴書に記載されているからです。

ここにも記載すると内容が被ってしまい、「同じ事を繰り返し言ってる…」「くどい…」という悪い印象を持たれてしまいます。

ですので、本当に簡単な文章だけで十分です。

宛名
時候の挨拶
書類を送ったよ~読んでね~というお願い文
書類内容

 

たったこれだけでOKなので、こだわるだけ時間の無駄です。

 

実際に転職活動で使用していた送付状(添え状)をもとに、以下の各パートに分けて解説します。

添え状サンプル解説

日付・宛先

送付状(添え状)日付・宛先

まず日付ですが、

「書類を提出する日付」です。

つまり、郵便局へ持っていく日で、履歴書、職務経歴書と日付を合わせます。

書類を作成した日付ではありませんので、注意してください。

配置は右寄せがおススメです。

 

続いて宛先ですが、

まずは企業名を正式名称で記載します。

そして次が分からない方が多いようですが、めちゃくちゃ簡単です。

個人宛に送るなら、最後は「様」、部署宛に送るなら、最後は「御中」です。

つまり、

・個人名だけ分かる場合は「山本様」
・部署名と個人名が不明の場合は「採用ご担当者様」
・部署名と個人名が分かるなら「人事担当 山本様」
・部署名だけ分かる場合は「人事部 御中」もしくは「人事部 採用ご担当者様」

 

といった感じです。

配置は日付と対象に、左寄せがおススメです。

 

自分の情報

送付状(添え状)自分の情報

宛先の次に自分の情報を記載します。

・郵便番号
・住所
・名前
・電話番号
・メールアドレス

誰からの応募なのかを、最初の段階で伝えておきます。

配置は宛先と対象に右寄せがおススメで、サンプルのように冒頭に位置を合わせるときれいに見えます。

 

タイトル・時候の挨拶

送付状(添え状)タイトル・挨拶

タイトル「応募書類の送付について」でOKです。

その他、「応募書類送付」「書類選考のお願い」などでも大丈夫です。

 

タイトルの後は、頭語と時候のあいさつを記載します。

送付状(添え状)は挨拶状でもあるので、頭語と結語をペアにして必ず記載します。

頭語は、「拝啓」が一般的で、結語は「敬具」で結びます。

「前略」「早々」は、挨拶を省略するという意味なので絶対に使わないようにしましょう。

 

拝啓の後は、1マス空けます。

そのあとに、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」と記載します。

 

文章

送付状(添え状)文章

挨拶の後は、応募の経緯と面接選考のお願いを記載します。

ここでは必要最低限の内容で十分です。

そもそも評価が高い書類ではないので、サクッとあいさつを済ませて肝心な履歴書や職務経歴書に進んでもらうようにします。

以下は私が実際に使用した文章です。

1.まずは応募の経緯

「さて、このたび貴社ホームページの採用情報を拝見し、○○職に応募させていただきたく、応募書類を送付申し上げます。」

 

応募の経緯によって前半部分と応募職種は変更してください。

例えば、転職サイトを経由した場合、「さて、このたび転職サイト「サンプルナビ」を通じて採用情報を拝見し…」といった感じに変更します。

 

2.面接選考のお願い

「つきましては、下記の書類を添付いたしますので、応募書類をご高覧頂き、ぜひとも面接選考の機会を与えていただければと存じます。」

「ご多忙中の所、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

 

丁寧に選考のお願いを伝えます。

上記の文章で十分です。

 

添付書類

送付状(添え状)添付書類

文章に「以下の書類」と記載しているので、添付書類の内容を記載します。

・本書 1通
・履歴書 1通
・職務経歴書 全2通

書類の名称と何通かを記載すると良いでしょう。

 

最後に忘れず「敬具」

最初にあいさつで頭語を使用しているので、結語を忘れないようにします。

Wordで作成することになりますが、システム上、「拝啓」と記載すれば、自動で、右寄せで「敬具」が入力されるようになっています。

そのため忘れないかと思いますが、削除しないように注意してください。

 

基本的な書き方は以上です。

上記の方法であれば、

日付
宛先
応募の経緯と職種

を変更すればどこでも通用します。

サンプルをダウンロードできるので、自由に使ってください。

 

企業ポイントサンプルのダウンロード

送付状(添え状)サンプル ダウンロード(.docx)Word

 

注意点! 前半の日付・企業名・宛名に気を付ける

注意

先ほども少し触れましたが、疑問点が多いところなので詳しく解説します。

フォーマットをベースに作成しますが、日付、企業名、担当者名などを間違えないように細心の注意を払います。

間違えて送ってしまい、担当者の目に触れると悪い印象になるのは当然です。

ですので、

応募する日付(全ての書類と一致)
企業名
担当者名

この3つは特に注意してください。

 

日付は、書類を送る日、もしくは持参する日です。

履歴書、職務経歴書、送付状(添え状)に記載している日付が、全て一致するようにします。

 

企業名ですが、正式名称で記載します。

株式会社を(株)と略すのはNGです。

また、○○株式会社なのか、株式会社○○なのか、企業組織名称の前後に注意してください。

 

そして最も間違えやすいのが担当者名です。

色々なケースがありますが、難しく考えず、「個人」宛なら「様」人以外「部署」宛なら「御中」で覚えておけばOKです。

担当者名も部署名も分かる場合で、「人事部 御中 山本 様」とならないように注意してください。

この場合は、「人事部 山本 様」です。

最後にくるのが個人なのか、部署なのかで判断します。

 

まとめ

送付状(添え状)について解説してきましたが、いかがでしょうか。

ちょっとしたアピール要素が必要なのかなと思っていた方もいるでしょうが、それは必要ありません。

あくまでビジネスマナーのあいさつとして使用するので、今回ご紹介した方法で十分かと思います。

誰でも簡単にできて、応募企業によって変更しやすいフォーマットですので、ぜひ参考にしてみてください。

以上、送付状(添え状)の書き方でした。

 

 

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