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退職届・退職願ってどう書くのか

 

退職の意思表示として、退職願・退職届といった書類を提出するのが一般的です。

当然、ここでもマナーや常識があります。

中々書く機会はないので、何をどう書いて良いのか疑問点が多いところです。

そこで今回は、退職書類の種類をはじめ、提出するタイミング、作成のために必要なもの、具体的な書き方、封筒の書き方など、退職願・退職届について詳しく解説していきます。

 




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退職願・退職届・辞表の違い

退職願・退職届・辞表

退職するときの書類は、大きく3種類あります。

退職願・退職届・辞表です。

一見すべて同じものと思いがちですが、それぞれ提出するタイミングの違いや状況に応じて使い分ける必要があるので、確認しておきましょう。

退職願とは

「退職したいです」という願いを申し入れるものです。

つまり、労働契約解除の希望を伝えるためのものなので、必ずしも書面ある必要はありません。

一般的には、口頭が多いです。

「いついつにこういった理由で退職を考えています」と伝えてもOKです。

退職届とは

退職が確定した後、「退職します」という意思表示のものです。

口頭でも可能ですが、退職願よりこちらの方が決定力が強いです。

そのため、トラブル防止のために証明書として書類で提出する場合が多いです。

会社の就業規則でも、「書類でいつまでに提出」と記載されていることがあります。

会社規定の書面が用意されている場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

辞表とは

社長、取締役など、雇用関係が無い役員が、その職務を辞める際に提出するものです。

公務員の退職にも辞表を提出します。(効果は退職届と同じ)

つまり、一般的な会社員は、「辞表」を提出することはありません。

 

 

退職願・退職届はいつのタイミングで誰に提出するのか?

こだわり条件

退職願と退職届を提出するタイミングは混同しがちです。

ここでは、それぞれどのタイミングで誰に提出するのか…という流れを解説します。

1.退職の意思を決意

 退職の意思を申し出ると後戻りは困難なので、決意をしてから伝えます。

2.退職願を作成

 退職願に「○月○日に退職したい」という希望を書きます。

3.直属の上司に伝える

 直属の上司に退職をしたい旨を伝えて、退職願を渡します。

 ただし、書面ではなく口頭で伝えるだけでもOKです。

 ※多分ほとんどの方がそうしています。

4.退職日を決める

 退職が会社で認められたら、退職日を上司と相談します。

5.退職届を提出

 会社の就業規則に従って、期日までに退職届を提出します。

 提出先は直属の上司、もしくは人事部が多いです。

6.退職する

 

上記は一般的な流れですが、退職の手順は会社の規定で決まっていることがほとんどです。

“退職願・退職届は、退職の○ヶ月前までに直属の上司に提出する”など、就業規則や退職フローの資料等を確認しましょう。

 

退職願・退職届の基本情報・準備するもの・書き方

求人応募

いよいよ退職願・退職届を作成していきます。

流れとしては、用紙に記入して封筒を準備してそれに書類を入れて渡します。

ただ、その前にフォーマットなど基本的な情報について解説しておきます。

 

基本情報

作成は手書き?それともPC?

手書きで作成するのが一般的です。

PCで作成するのもダメではありませんが、退職というシーンですので、手書きの方が誠意が伝わりやすいです。

会社から作成について指示があればそれに従います。

 

書く方向は縦書き?それとも横書き?

文章の向きについては、読み手に丁寧な印象を与える縦書きが良いでしょう。

会社規定のテンプレートがあればそれに従います。

 

年号はすべて合わす

便箋には退職日や提出日を書きます。

年号は西暦、元号どちらでも構いませんが、両方とも合わすようにします。

その他同時に提出する書類があるなら、それに合わすと良いでしょう。

 

準備するもの

用紙(便箋)

B5もしくはA4 白無地

 

封筒

郵便番号枠が無い、白無地の封筒を準備します。
サイズはB5用紙で作成する場合は「長形4号」
A4用紙で作成する場合は「長形3号」を選びます。

 

ペン

黒色のボールペン(油性、水性どちらでもOK)もしくは万年筆

 

退職願・退職届の書き方

退職届・退職願

きれいに仕上げるコツ

上手く書くコツは、まっすぐ書くことです。

一度パソコンで仕上げたものを下敷きにすると、うっすら透けます。

それに沿って記入すると、まっすぐ書けるのはもちろん、文字の大きさや間隔も揃ってきれいに仕上げることができます。

まずは下書きで鉛筆等で書いてからボールペンで清書するのも良いでしょう。

 

①冒頭

冒頭は、やや大きめで「退職届」「退職願」と書きます。

 

②導入文

冒頭の次は、一番下に「私儀(わたくしぎ)」もしくは「私事」と書きます。

わたくしごとではございますが…という意味で最初に書きます。

 

③退職理由

自己都合の場合は、「一身上の都合により」と書きます。

もし会社都合の場合は、「退職勧奨に伴い」や「所属部署の縮小のため」など、退職理由を具体的に書きます。

 

④退職日

退職願の場合は、退職を希望する年月日を書きます。

退職届の場合は、上司と相談して正式に認められた「退職日」を書きます。

 

⑤文末

退職願の場合は、この段階では打診になるので、「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と書いて願い出ます。

退職届の場合は、退職が既に認められているので、「退職いたします」と書きます。

 

⑥提出日

退職願・退職届を実際に提出する日付を書きます。

 

⑦所属部署と氏名(自分)

自分が所属している部署と名前を書きます。

自ら書いたことを証明するために、名前の下に捺印をします。

宛名より下の位置に書きます。

 

⑧宛名

所属企業の最高責任者を宛名にします。

役職から書き出します。

一般的には「代表取締役社長」などです。

名前を書いた後の敬称は、「殿」と書きます。

書く位置は、必ず自分の名前より高い位置にして書きます。

 

退職願・退職届の折り方

退職届・退職願・折り方

①長辺を三つ折りにします。

 折り方は、向かって上部が上に重なるように織り込みます。

 例で説明すると、

 用紙の書き出し部分が右上(マーク部分)になるように置きます。

②下から上に、1/3折ります。

③更に上から下に向けて折り返します。

 封筒に入れる向きも決まりがあるので、このマークの位置を確認しておいてください。

 

封筒の書き方・入れ方

封筒の書き方

退職願・退職届をそのまま裸で渡すのはNGです。

必ず封筒に入れて提出します。

封筒は、A4サイズが三つ折りで入る大きさの封筒を用意します。

 ※B5用紙の場合は「長形4号」、A4用紙の場合は「長形3号」

表面の中央に、大きく「退職願」「退職届」と書きます。

 

封筒の入れ方

封筒の裏の左下に、差出人である“あなたの所属部署と氏名”を記入します。

部署と氏名は図のように、段をずらして記入します。

 

用紙を封筒に入れる向きは、退職願・退職届の右上部分の「」が、丁度封筒の裏の上部にくるように入れます。

 ※図を参考にしてください。

最後は封印口をのりで綴じて、「〆」を書きます。

 

これで退職願・退職届が完成しました。

 

退職願・退職届のよくある疑問点

転職の不安や疑問

疑問符 上司が退職願の受け取りを拒否した場合は?

一般的に、直属の上司に提出することになりますが、拒否された場合は更に上の上司に相談するようにします。それでも拒否される場合は、人事部に直接相談した方が良いでしょう。ちなみに、上司が退職を拒否する権利は一切ありません。

 

疑問符 会社都合での退職の場合、退職届を提出する必要はある?

会社から退職届を出すように求められた場合は提出する必要があります。そもそも退職届は、労働契約解除のために提出するものなので、自己都合であれ、会社都合であれ、就業規則で提出を定めている場合が多いです。ただし、その際の書き方に注意が必要で、会社都合なのに「一身上の都合」と記載してしまうと、自己都合の退職として処理されてしまいます。雇用保険からの失業手当に大きく影響するので、会社都合の場合は必ず具体的な理由を記載するようにしましょう。「事業所閉鎖のため」「退職勧奨のため」「部署縮小のため」「早期退職のため」など

 

疑問符 退職願・退職届・辞表の取り下げは可能?

基本的に、すべてできないと考えておきましょう。特に退職届と辞表は取り下げることはできません。退職願については、退職の打診なので、不可能ではありません。承認前であれば取り下げできるかもしれませんが、確実ではないのと、一度意思表示してからの取り下げは評価等に影響する可能性が高いです。ですので、退職願の取り下げは不可能ではありませんが、リスクが高いです。

 

疑問符 退職届を提出したら、周囲の人たちに伝えても良い?

退職が正式に決まったからといって、自分の判断だけで同僚や取引先へ公表するのはNGです。退職は、社内環境や外部取引にも大きく影響します。自分勝手な行動で、人間関係を悪化させたり、損失を出したりするのは、言うまでもなくダメな事です。ですので、上司とよく相談したうえで、いつのタイミングで公表すべきかを相談するようにしましょう。

 

まとめ

退職願・退職届・辞表について詳しく解説してきました。

あまり書く機会がありませんが、ここにも常識やマナーがあります。

円満退社するためにも、きちんとした方法で提出するようにしましょう。

また、退職の意思表示をする前に、会社の規定を確認しておくことも大事です。

以上、退職関連の書類の書き方、提出するタイミング等でした。

 

 

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